Wyposażanie biura rachunkowego powinno się odbywać według ściśle określonego schematu, w ramach którego oczywiście istnieje duża dowolność, ale w celu uzyskania odpowiedniej funkcjonalności przestrzeni i komfortu korzystania z niej, niezbędne jest zrealizowanie określonych celów na określonych polach. Przyjrzyjmy się im dokładnie i postarajmy się w kilku zdaniach omówić.

Szafy i regały

Zdecydowanie najważniejszymi elementami każdego biura rachunkowego będą szafy i regały na dokumenty. Są to elementy wyposażenia, które będą decydowały o tym, jaki będzie poziom organizacyjny biura. Jeśli na tym polu pojawią się jakiekolwiek niedociągnięcia, efekt będzie bardzo bolesny. Odbijać się to będzie bowiem na wszystkich działaniach biura tak pod względem ich efektów, jak i w kontekście wysiłku, jaki pracownicy będą musieli wkładać w uzyskanie rezultatów.

Pomimo coraz większego poziomu cyfryzacji wszystkich operacji związanych z szeroko rozumianą księgowością, cały czas jeszcze większość dokumentów generowana jest w postaci papierowej i dokumenty te muszą być przechowywane w sposób zorganizowany oraz łatwo dostępny. Polityka obiega dokumentów to jedno, ale jej odpowiednie wdrożenie wymaga koniecznie przygotowania przestrzeni magazynowej dla papieru. Możliwości mamy tutaj bardzo wiele, ponieważ korzystać można z klasycznych szaf czy komód, jak również półek oraz różnego rodzaju ruchomych mebli, w których zamontować da się odpowiednie podziałki ułatwiające dostęp do dokumentów.

Biurka i fotele

Mogłoby się wydawać, że to właśnie biurka i fotele dla pracowników będą tutaj elementami kluczowymi, ale wcale tak nie jest. wiele błędów związanych z tymi elementami wyposażenia praktyka codziennej pracy jest w stanie wybaczyć, ponieważ człowiek jest istotą posiadającą wysoką zdolność do adaptacji. Dokumenty, czyli kartki papieru, takiej zdolności nie posiadają, więc jeśli nie zostaną zaprzęgnięte w odpowiednie kierat, praca z nimi będzie droga przez mękę.

Wniosek ten nie powinien jednak powodować mylnego wrażenia, że miejsce pracy pracownika nie jest istotne. Jest ono bardzo ważne ze względu na komfort, jaki musi oferować pracownikowi. Komfort nie jest bowiem tylko elementem jego zadowolenia, ale także bezpośrednią determinantą jakości oraz wydajności pracy. W niekomfortowych warunkach człowiek jest w stanie działać efektywnie około 4-5 godzin, po czym zmęczenie i irytacja będą przeważać, skutkując pogorszeniem się wydajności pracy i znacznym wzrostem ilości popełnianych błędów. Co równie problematyczne, powstanie negatywne skojarzenie z pracą, przez co pracownik będzie podświadomie źle nastawiony do biura. Wszystko to odbije się negatywnie na długoterminowej współpracy pracownika z biurem.

Zaradzenie temu wymaga przede wszystkim stosowania się do zasad BHP. Można bowiem wybierać różne fotele czy biurka, dostosowywać je do swoich preferencji, możliwości lub identyfikacji wizualnej firmy, ale tak długo, jak będą pełnione zasady bezpieczeństwa i higieny pracy, wszystko będzie w porządku. Dokładne zasady formułują odpowiednie przepisy oraz także praktyka pracowników biurowych. Warto jest odnosić się także do niej, ponieważ można tam znaleźć takie ciekawe porady, jak umożliwianie płynnego poruszania się pracownika po biurze bez konieczności wstawania z fotela. Oznacza to nie tylko odpowiednie przystosowanie podłogi i dobry fotel na kółkach, ale także możliwość konfigurowania mebli i podjechania do siebie komodą z dokumentami. Poniżej przykład biurka białego z grubym blatem.

Zapoznaj się z pełnym asortymentem na https://meble-bik.pl/pol_m_meble_biurka-150.html

Strefa klienta

W większych biurach rachunkowych jest to zazwyczaj kwestia oczywista. W mniejszych bywa traktowana nieco po macoszemu lub po prostu pomijana. Mowa tutaj o specjalnej strefie dla klienta, gdzie może on poczekać na spotkanie ze swoim doradcą. Taka strefa to oczywiście przede wszystkim poczekalnia, ale błędem byłoby ograniczać jej rolę tylko samego aktu czekania.

W pierwszej kolejności dobrze jest zadbać tutaj o wygodę. Czas oczekiwania na obsługę powinien być naturalnie jak najkrótszy, co w praktyce nie oznacza jednak, że zawsze będzie ona możliwa od ręki. Trzeba zaoferować sofę lub najlepiej osobne fotele, do tego jakiś stolik, wygodne oświetlenie, prasę do poczytania. Trzeba też mieć na uwadze, że klienci przychodzą do biura z konkretnymi sprawami, więc należy dać im możliwość na chociażby dodatkowe przejrzenie dokumentów czy zapoznanie się z uwarunkowaniami prawnymi. Dlatego cała poczekalnia lub jej część powinna bardziej przypominać stanowiska w bibliotekach niż typowe poczekalnie chociażby z gabinetów medycznych.

Dodatki

W każdym biurze powinno być trochę życia, więc i w biurze rachunkowym dobrze będzie zaoferować coś więcej. Tym czymś najczęściej są żywe rośliny w większych i mniejszych donicach, co pozwala na przemycenie zieleni do tego zazwyczaj mało emocjonującego biznesu. Są to elementy dekoracyjne, więc jak najbardziej można je traktować w kategoriach mebli i uwzględniać jako element aranżacji wnętrza. W poczekalniach mogą nawet nadawać ton całemu pomieszczeniu.